Unit-unit pengelola situs bersejarah menerapkan langkah-langkah untuk memperkuat keterbukaan dan transparansi dalam pengelolaan donasi serta sponsor. Upaya ini dilakukan dengan memperjelas pembagian tanggung jawab dan tugas, sekaligus menerapkan ketentuan pencegahan korupsi yang menekankan transparansi dalam organisasi dan operasional.
Di Kuil Doc Cuoc, pengelolaan donasi dijalankan oleh Pusat Pelayanan Masyarakat Kelurahan Sam Son dengan pengawasan tim pemantau dari Komite Rakyat kelurahan. Setiap kotak donasi dilengkapi dua kunci berbeda: satu dipegang Pusat Pelayanan Masyarakat, sementara kunci lainnya dikelola tim pemantau Komite Rakyat kelurahan.
Wakil Direktur Pusat Pelayanan Publik Kelurahan Sam Son, Le Trung Thanh, menjelaskan bahwa kotak sumbangan dibuka secara berkala setiap minggu untuk penghitungan dana. Setelah dihitung, pusat menyiapkan laporan kepada Komite Rakyat kelurahan, dan dana disetorkan ke rekening kas negara. Proses penghitungan dan pencatatan dilakukan dengan disaksikan serta diawasi oleh Komite Rakyat kelurahan.
Selain mekanisme kotak donasi, pencatatan juga dilakukan saat masyarakat menyerahkan sumbangan. Anggota dewan pengelola monumen mencatat nominal pada slip sumbangan. Slip dibuat rangkap dua sesuai ketentuan agar memudahkan inspeksi dan pemantauan. Pusat Pelayanan Publik Kelurahan Sam Son juga membuka rekening sumbangan di bank dan memasang kode QR untuk mempermudah warga maupun wisatawan berdonasi.
Di Kuil Nua – Am Tien, kondisi lingkungan sekitar disebut lebih rapi dan bersih sejak pengelolaan diserahkan kepada Badan Pengelola Situs Warisan dan Situs Bersejarah Utama Benteng Ho Provinsi Thanh Hoa di bawah Departemen Kebudayaan, Olahraga, dan Pariwisata. Badan pengelola menerapkan pengelolaan donasi mengacu pada Surat Edaran No. 04/2023/TT-BTC dari Kementerian Keuangan terkait panduan pengelolaan dan pengeluaran keuangan untuk penyelenggaraan festival serta donasi dan sponsor bagi situs bersejarah dan kegiatan festival. Mereka juga merujuk Keputusan No. 24/QD-UBND tertanggal 23 Maret 2026 dari Komite Rakyat Provinsi mengenai penerimaan, pengelolaan, dan penggunaan donasi serta sponsor di situs bersejarah yang dikelola unit pelayanan publik dan badan pengelola provinsi.
Secara teknis, sumbangan diinventarisasi secara berkala dan disertai berita acara serah terima yang kemudian diserahkan kepada bendahara untuk ditransfer ke rekening bank sesuai ketentuan unit. Untuk persembahan, petugas secara rutin mengingatkan pengunjung agar menempatkannya di lokasi yang ditentukan. Persembahan dikumpulkan pada akhir setiap sore untuk diinventarisasi, disegel, dan disimpan. Penggunaan dana dilakukan mengikuti peraturan negara yang berlaku.
Di meja penerimaan donasi, slip donasi juga diberi label sesuai ketentuan guna memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses verifikasi serta pembandingan. Selain menerbitkan slip, dewan pengelola memasang kode QR untuk memudahkan donasi dari masyarakat dan wisatawan.
Badan Pengelola Benteng Ho dan Situs Bersejarah Utama di Provinsi Thanh Hoa juga menekankan pengelolaan donasi di sejumlah situs lain yang berada di bawah kewenangannya, seperti Benteng Ho, Lam Kinh, dan Kuil Ba Trieu. Di lokasi-lokasi tersebut, pengelolaan donasi dilakukan secara sistematis dan terstruktur dengan penekanan pada keterbukaan.
Direktur Dewan Pengelola Situs Warisan dan Sejarah Utama Benteng Ho Provinsi Thanh Hoa, Nguyen Ba Linh, menyatakan bahwa unitnya tidak hanya menerapkan ketentuan perundang-undangan terkait pencegahan dan pemberantasan korupsi, tetapi juga menerbitkan serta menjalankan aturan internal mengenai pengumpulan dan pengeluaran donasi, persembahan, dan sponsor. Tim khusus dibentuk untuk mengumpulkan, menghitung, dan memantau donasi.
Menurut dia, inventarisasi total dana dilakukan setiap bulan, sementara pada periode puncak festival dan Tahun Baru Imlek, interval inventarisasi dipersingkat. Setiap inventarisasi melibatkan perwakilan tim inspeksi dan pemantauan serta disertai penandatanganan berita acara. Dana yang telah diinventarisasi kemudian ditransfer ke rekening di Kas Negara. Langkah ini ditujukan untuk memaksimalkan pemanfaatan donasi bagi pelestarian warisan budaya sekaligus mencegah pemborosan dan korupsi di lingkungan pengelola.
